В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения. Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок. О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.

Приказ на командировку

Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано. Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).

Что касается формы такого приказа, то можно использовать:

– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;

– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.

В приказе укажите следующую информацию:

– наименование учреждения;

– наименование документа и дату его составления;

– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;

– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);

– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;

– цель командировки;

– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);

– основание издания приказа;

– организацию, которая оплатит работнику .

Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):

– на проезд;

– на наем жилого помещения;

– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);

– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).

Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.

Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).

Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание – пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558.

Документы, подтверждающие срок командировки

По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:

– при использовании служебного транспорта;

– при использовании личного транспорта;

– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.

Если работник передвигался на общественном транспорте

Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.

Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085). При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.

Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:

– цену номера (места в номере);

– период проживания в гостинице.

Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.

Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).

Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.

А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.

Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

– маршрут/квитанция электронного билета;

– багажная квитанция на бумажном носителе;

– посадочный талон.

При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Таково мнение Минфина России (письма от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187, от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).

Если сотрудник ездил на машине

В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):

– путевой или маршрутный лист;

– квитанции;

– кассовые чеки;

– иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).

Авансовый отчет

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).

В соответствии с этим документом производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).

Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможет и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано. То есть по авансовому отчету имеется перерасход. В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы. Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Основании выдачи денег - (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…»). Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.

Журналы учета командировок

Учреждению больше не надо вести два журнала:

– учета работников, выбывающих в служебные командировки;

– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.

С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, которым были утверждены формы таких журналов. Но, несмотря на это журналы учета командировок все же могут пригодиться учреждению. Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ). Причем можно предусмотреть порядок, как аналогичный ранее применявшемуся, так и иной удобный для учреждения.

Выводы

При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ – приказ (распоряжение). К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:

– служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);

– документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);

– авансовый отчет.

Часто работников предприятий начальство направляет в служебные поездки вне основного места работы. Такие поездки называются «командировками». В Трудовом кодексе оговаривается как определение этого понятия, так и гарантии при направлении сотрудников в командировки по служебным делам. То есть предприятие гарантирует своему работнику сохранить не только его основное место работы, занимаемую им должность, средний заработок, но и обязуется возместить все траты, которые произошли во время служебной поездки. Такие траты в командировках в Трудовом кодексе РФ (статья 168) определяются как «командировочные расходы».

Виды командировочных расходов в 2019 году

Рассмотрим основные виды более подробно:

1. Суточные – траты на личные нужды (питание, самостоятельный поиск жилья).
2. Проездные – оплата за пользование общественным транспортом, оформление документов на проезд в нем, постельное белье в поездах.
3. Наем жилого помещения – бронирование жилья, аренда комнаты или квартиры (независимо от места – пункт назначения командировки или место вынужденной остановки).
4. Иные – мобильная связь (служебные телефонные разговоры), Интернет (переписка по электронной почте по рабочим вопросам), почтовые и телеграфные (переписка по служебным делам), банковские (обмен валют) услуги.

Названные траты в командировках указаны в коллективном договоре (как альтернативный документ – локальный акт) предприятия или фирмы. Предусматривается то, что считается необходимыми, с обоснованием целей налогообложения прибыли (то есть не уменьшают налог на прибыль самой компании).

• ресторанное обслуживание (сюда относят также бары и кафе);
• платные услуги оздоровительных клубов (фитнес-центров, бассейнов) при отеле, где временно живет откомандированный сотрудник;
• пользование услугами сторонних компаний, указанных в договоре.

Перечисленные в коллективном договоре (или локальном акте) виды командировочных трат, кроме суточных, должны подтверждаться откомандированным сотрудником документально.

Суточные расходы в командировках в 2019 году

Как уже говорилось, суточные расходы не требуют документального подтверждения. Выплачиваются работодателем в ситуациях:

1. Если это командировка – отправитель-работодатель сам устанавливает сумму выплаты, внеся ее в коллективный договор (или локальный нормативный акт) в пункт Положение о командировках.
2. Если работа имеет разъездной характер (полевые условия или экспедиции) – это оговаривается еще и в трудовом договоре.

Таким образом, суточные – это возмещение-компенсация расходов на дополнительные нужды, которые возникли у откомандированного специалиста, когда он проживал вне постоянного места жительства (сюда не входят траты на поездку и жилье).

Оплата суточных в 2019 году

Командировочные выплаты могут отличаться для каждого откомандированного специалиста. Это зависит от должности, занимаемой сотрудником. Размер суточных в 2018 году законодательством России не ограничен. Не предвидится никаких изменений и в 2019 году. Сумма указывается в колдоговоре (или локальном акте), ориентированном на Налоговый кодекс РФ, при этом не облагается НДФЛ.

Откомандированный сотрудник получает деньги за все дни пребывания в служебной поездке. В эту сумму включаются, помимо основных рабочих дней:

• выходные;
• праздничные;
• дни в пути;
• вынужденной остановки;
• больничные.

Суточные по расходам от служебных поездок по Российской Федерации должны быть не выше 700 рублей за один день, а за границу – 2500 рублей в сутки.

Пример расчета в 2019 году

Откомандированный специалист отбывает по приказу в другой город. Время отбытия поезда со станции вокзала – 14 часов 35 минут 3 марта. Время приезда обратно из командировки – 5 часов 25 минут 6 марта.

Сумма выплаты будет подтверждена документами, которые оформлялись при отправлении специалиста (приказ о направлении в командировку). Сами же суточные для налоговой проверки обосновываются справкой из бухгалтерии.

Суточные в 2019 году: однодневные командировки

Исходя из законодательных актов, сотрудникам, отправленным в служебную поездку на один день, оплата суточных расходов не предусмотрена. Но Верховный суд России постановил (2012 год): разрешить такие выплаты при однодневных командировочных поездках менее суток (24 часа). При этом использовать оговорку, что это не полноценные выплаты, компенсация за «иные» расходы откомандированного специалиста (не облагаются налогом при сумме до 700 рублей).

Суточные в 2017 году: зарубежные командировки

Когда рассчитывают суточные за командировки за границу, также нужно обязательно учитывать количество суток, проведенных непосредственно за пределами государства. Учитываются дни, когда откомандированный сотрудник за рубежом находился не все командировочное время, а только часть. Как это определить? Здесь помогут особые отметки в загранпаспорте специалиста, которые делают в таможенной службе.

Нюансом командировок за пределы государства, является расчет дней: с того дня, когда откомандированный специалист пересек границу Российской Федерации, суточные будут выплачены в валюте той страны, где он будет пребывать до момента отъезда. Со дня въезда в РФ (момента пересечения границы) суточные снова начислят в рублях соответственно законодательным нормам государства.

Размер их рассчитывается на основании внутренних регламентных документов, в которых прописаны соответствующие суммы за каждый день. Единственное, что следует учесть: превышение установленных пределов суммы (2500 рублей в сутки) может повлечь взимание дополнительных налогов.

В ситуации, когда продолжительность командировки за границу не более суток, тогда сотруднику предприятие оплачивает только 50% от установленных норм выплат в валюте той страны, в которую предписана поездка.

Необходимо помнить и о том, что определяя налоговую базу с заграничных суточных, всегда следует учитывать курс Центрального банка России на момент выдачи и на дату фактических доходов (расходов). И уже при наличии разницы в курсе начисляется НДФЛ.

Досрочное прерывание командировки в 2019 году

Как будут выплачиваться суточные в 2019 году, если откомандированный сотрудник, вынужден был прервать служебную поездку?

Для прерывания командировки и досрочном возвращении из нее работника на предприятии (фирме, компании) необходимо написать соответствующий приказ (он оформляется не по официальному образцу, а в произвольной форме). Но первоначальные документы не нужно исправлять, достаточно будет только такого приказа об отзыве сотрудника из командировки с указанием причины, по которой эта необходимость возникла. Указание причины в документальной форме является необходимостью, так как это будет служить обоснованием дополнительных расходов. В ситуации, когда сотрудник будет выезжать в эту же командировку повторно, сопровождающая документация оформляется заново.

Последние изменения: Июнь 2019

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов. При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой. Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Законодательное регулирование

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
   
   • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
   • самолётом – салона эконом класса;
   • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.

1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
   
   • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
   • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
   • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.

1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
   
   • в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
   • на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Документальное оформление

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.

Приказ о командировке

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

• ФИО и должность работника;
• цель командировки;
• срок поездки;
• населённый пункт;
• проблемы, требующие решения.

Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

• транспортные билеты;
• счета, чеки и квитанции;
• комиссионные сборы;
• пошлина за получение документации;
• расходы по обмену валют;
• провоз багажа и оплата камер хранения;
• документы о проживании;
• копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
• путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189 .

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Например, работник выбыл в командировку 05.10.2018 в 23.15, а прибыл 14.10.2018 в 00.45, суточные согласно внутреннему распорядку – 900 рублей. Тогда:

1. Количество дней 10, поскольку 05.10 и 14.10 попадают в расчёт.
2. Суточные с превышением лимита: (900-700)*10=2000 рублей;
3. НДФЛ: 2000*0,13=260 рублей.

Помимо НДФЛ необходимо на суточные сверх лимита начислить сборы в социальные фонды кроме травматизма, и не включать в состав расходов, формирующих налогооблагаемую прибыль.

Переходящая командировка

На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.

Например, производственный работник выбыл 28.09.2018 в соседний населённый пункт, а прибыл 03.10.2018 согласно приказу. Он предъявил транспортный билет от 28.09 на выезд в сумме 1500 рублей без НДС и от 03.10 на въезд в сумме 1400 рублей, счёт из гостиницы на сумму 5000 рублей. 27.09.2018 ему выдан аванс в размере 6000 рублей наличными. Суточные составляют 500 рублей согласно трудовому договору. Отчёт предоставил 04.10.2018.

Бухгалтерские проводки приведены в таблице:

Оплата труда и командировка

Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.

Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:

• среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
• фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
• если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.

В случае привлечения к трудовым обязанностям работника в праздничные и в выходные дни по Трудовому Кодексу предусмотрена оплата в двойном размере. Если в нерабочий день зафиксировано мероприятие производственного характера, то за этот день зарплата начисляется по удвоенному тарифу или предоставляется дополнительный день отдыха.

Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему

Очередное внесение изменений в правила, регламентирующие направление работников предприятий в командировки, должно произойти в 2016 году. На этот раз изменения коснуться суточных расходов.

Постановление Минфина о служебных командировках

Предполагаемые изменения произойдут по подготовленному Минфином постановлению № 749 , которое регламентирует особенности направления в служебные командировки сотрудников.

Минфин также готовит очередные изменения в некоторые нормативно-правовые акты, которые должны способствовать оптимизации порядка возмещения расходов сотрудников за время их командировок. Настоящая редакция постановления обязывает предприятия возмещать кроме расходов, произведённых в командировке, также и суточные, которые обеспечивают возмещение различные мелких расходов. Новая редакция, в отличие от предыдущей версии документов, предусматривает отмену суточных для командировок по РФ. Вместе с этим, для загран. поездок возмещение суточных сохраниться в том же размере (от 39 до 64 долларов).

Авансовые выплаты по командировочным

Ранее существовавший порядок произведения возмещения командировочных расходов меняться не будет. Однако, несмотря на то, что суточные будут отменены, предприятия также будет обладать правом на выдачу их авансом. Исходя из установленных ранее размеров суточных расходов, можно ориентироваться при определении размера, подлежащего выплате. Если предприятием суточный размер не был установлен, то ориентироваться можно будет на лимит, который не подлежит обложению НДФЛ. Исходя из положений , его размер составляет 700 руб.

В том случае, если предприятие уже имело установленный лимит суточных выплат, то после того как вступят в силу поправки, необходимо будет издать приказ по предприятию, которым суточные будут отменены. Основания для вынесения такого приказа и будет постановление № 749 .

Необходимо ли командировочное удостоверение

Изданное постановление Правительства РФ № 1595 , ускорило долгожданную отмену командировочных удостоверений . Теперь обязанность носить удостоверение за собой и постоянно штамповать в гостиницах и на разных предприятиях у командированных работников отпадет. Для того, чтобы подтвердить поездку, теперь достаточно и билетов на проезд, которые содержат дату, а также время совершения командировки.

Причиной отмены удостоверения является его полное дублирование приказом руководителя о направлении работника в командировку . Роль, которую выполняло командировочное удостоверение, теперь будет выполнять один документ - изданный приказ руководителя. Это может быть «классический» приказ по форме или , а также любое другое решение руководителя, которое должно быть оформлено письменно.

Тем работникам, которые командированы за пределы России, удостоверение не нужно, поскольку подтверждением этого будет служить отметка, содержащаяся в загранпаспорте, о пересечении границы. Отмена этого первичного документа значительно снизит нагрузку у бухгалтеров и будет способствовать сокращению издержек бизнеса, в особенности малого.

Постановление № 1595 вводит в действие ещё один новый документ - служебную записку , которая заменяет командировочное удостоверение. Её необходимость обусловлена случаями, когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, при этом форма составления этого документа произвольная. Единственным условием является обязательное указание даты начала, а также окончания поездки.

К служебной записке прилагаются документы, подтверждающие то, что поездка проводилось на личном транспорте. Такими являются: путевой лист , чеки на оплату топлива и т. д. Кроме прочего, отпадёт необходимость вести журнал учёта прибытия и убытия сотрудников в командировки (Постановление № 771 ).

Таким образом, на сегодняшний день предприятие может самостоятельно решать использовать ему командировочные удостоверения или нет и какую форму для этого применять. За основу можно взять использовавшуюся ранее , которую утверждал Госкомстат в Постановлении № 1 от 05.01.2004 г.

Причина отмены командировочного удостоверения

Суть документа, который предполагает внести изменения в правовое регулирование вопросов, связанных с командировками, состоит в том, что отменяется понятие суточных расходов , выплачиваемых сотруднику в установленной сумме. То есть, если командировка осуществляется по России, то кроме затрат, связанных с проездом и жильём, возмещаться будут только те расходы, которые будут документально подтверждены. Фиксированная выплата суточных больше не будет выдаваться. Исходя из статистических данных, собранных по России, прошлый год российские предприятия включили в число своих расходов, которые уменьшают налогооблагаемый доход, суточные расходы, размер которых составляет более 60 миллиардов рублей.

Как оплачиваются командировочные дни?

При направлении работника в командировку за ним сохраняются место работы и средний заработок, а также выплачиваются командировочные расходы (ст. 167 ТК РФ). В пункте 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о командировках), также указано, как оплачиваются командировочные дни, и предусмотрено, что в отношении командировок совместителей применяются эти же правила.

Направление работника в командировку

Для того, чтобы направить работника в командировку, обязательно должно быть письменное распоряжение руководителя с указанием места, цели, срока командировки, а также других данных (ст. 166 ТК РФ). Когда мы говорим о командировке, то речь может идти только о работниках организации, то есть о лицах, заключивших трудовой договор. При этом в командировку можно направить и совместителей с оплатой командировочных.

Если же организация заключила гражданско-правовой договор с физическим лицом, то даже в том случае, если в договоре указаны термины «командировка», «суточные», поездка физического лица — подрядчика по законодательству командировкой не является: не надо оформлять приказ, рассчитывать аванс, выдавать командировочные. Договором могут быть предусмотрены выплаты, равные аналогичным для работников организации, но и в этом случае они не будут признаваться расходами на командировку. Это будут выплаты подрядчику по договору, где стороны самостоятельно определяют сроки и размер таких выплат. В отличие от работников не будут применяться правила о выдаче аванса, представлении авансового отчета. Также не будет действовать освобождение от НДФЛ при оплате командировки, установленное п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина от 24.02.2016 № 03-04-05/10023).

Что выплачивают командированным работникам?

Выплаты можно разделить на две части — оплату труда и командировочные расходы.

Общий принцип возмещения расходов в командировке установлен ч. 1 ст. 168 ТК РФ , но конкретный состав и размер выплат устанавливает организация в локальном акте, где обязательно должны быть указаны:

• транспортные расходы работника;
• расходы на проживание;
• суточные.

Что касается оплаты труда, то по общему правилу она производится исходя из среднего заработка с некоторыми особенностями.

Оплата по среднему заработку работника

Очень часто оплата времени работы в командировке производится согласно окладу без учета требования ст. 167 ТК РФ о расчете исходя из среднего заработка. Между тем о необходимости расчета исходя из среднего заработка указано также и в п. 9 Положения о командировках, причем порядок этот применяется и при оплате времени в пути.

Если выходные дни приходятся на период командировки, в том числе и на время в пути, то возникает вопрос, как оплатить командировку. Особенность состоит в том, что оплата производится по правилам ст. 153 ТК РФ . Это указано в п. 5 Положения о командировках . Такого же мнения придерживается и Минтруд России (письмо от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415).

Как оплачивается командировка?

Обязательным условием направления работника в командировку является выплата аванса (п. 10 Положения о командировках). Сроки и порядок расчета аванса на командировку законодательством не регламентированы, это может быть установлено в локальных нормативных актах. На практике составляется смета, в которой указаны приблизительные расходы, при этом суточные документально подтверждать не надо. Стоимость проезда и проживания может быть подтверждена распечатками с сайтов бронирования. В том случае, если расходы оплачиваются организацией в безналичном порядке, работнику эти средства не выдаются. Возможно перечисление командировочных на зарплатную карту работника или же аванс выдаётся наличными из кассы организации.

Список командировочных расходов открытый. Помимо указанных в ст. 168 ТК РФ расходов на проезд, проживание и суточных, которые обязательно надо возместить работнику, организация в локальном акте может установить иные расходы. Кроме того, расходами в командировке признаются и любые иные расходы, которые были согласованы работодателем. В отношении командировки за границу в п. 23 Положения о командировках законодательно установлены расходы, подлежащие обязательному возмещению - расходы на оформление визы, заграничного паспорта и т.п.

При оплате командировок в 2016 году этот порядок сохранился.

После возвращения из командировки в течение трёх рабочих дней работнику необходимо отчитаться об израсходованных суммах, документально подтвердив расходы, и произвести окончательный расчет по выданному авансу (п. 26 Положения о командировках).

В том случае, если работником были потрачены собственные средства, работодатель обязан компенсировать перерасход.

Если работник потратил меньше полученного аванса или не представил подтверждающие документы, что тоже считается неподтверждением расходов, то работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ). Но сделать это можно только при одновременном соблюдении двух условий:

• удержать можно только в течение одного месяца с той даты, когда работник должен был возвратить аванс;
• необходимо согласие работника. При этом форма такого согласия не установлена, то есть это может быть любое заявление в произвольной форме.

Если работник не согласен или срок пропущен, то удержание возможно только в судебном порядке.